Privacy Statement

Privacy statement

Dit Privacy Statement is in werking getreden op 1 mei 2018.

VIMK Incasso (hierna te noemen VIMK) is een incassobureau. Wij slaan persoonsgegevens op om onze dienstverlening uit te kunnen oefenen. Deze persoonsgegevens deelt u zelf met ons of hebben wij gekregen van een opdrachtgever/organisatie in het kader van onze dienstverlening.
VIMKhecht grote waarde aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar medewerkers, klanten, debiteuren en andere relaties. Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld.
Wij kunnen onze bedrijfsactiviteiten niet uitoefenen zonder bepaalde persoons­gegevens te verwerken. Wij achten het hierbij van belang dat de verwerking van persoonsgegevens gebeurt op een wijze die in overeenstemming is met de bestaande waarborgen voor de bescherming van de privacy. Hierin volgen wij destrikt de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Bovendien voeren wij het kwaliteitskeurmerk van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI), die staan voor:

  • Bescherming van de positie van personen en organisaties waarvoor gegevens worden verzameld;
  • Maatschappelijk verantwoorde behandeling;
  • Een correcte afhandeling van klachten en een beroepsmogelijkheid.

Meldingsplicht

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) kent een meldingsplicht. Deze verplichting houdt in dat in principe alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonlijke gegevens (persoonsgegevens) aangemeld moeten worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) dan wel bij een functionaris voor de gegevensbescherming(fg), welke is geregistreerd bij de AP. De AP/fg houdt een openbaar register bij waarin alle (wijzigingen van de) verwerkingen staan, samen met een aantal kenmerken van die verwerkingen zoals het doel of de doeleinden, het soort betrokkenen en de categorieën van gegevens. Het openbaar register van de AP vindt u via de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Onderscheid rol als verantwoordelijke versus bewerker

Voor zover onze opdrachtgever zelf de doelen en de middelen van de gegevensverwerking van de persoonsgegevens van haar debiteuren vaststelt, is onze opdrachtgever de verantwoordelijke van haar eigen persoonsgegevens. Indien dit schriftelijk is overeengekomen, zal VIMK deze persoonsgegevens in opdracht van haar opdrachtgever als bewerker verwerken.
Als bewerker zal VIMK naar beste vermogen zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
In dit Privacy Statement informeert VIMK u over de wijze waarop VIMK als verantwoordelijke met uw persoonsgegevens omgaat.

Voor welke doeleinden gebruikt VIMK uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om:

  • Tot incasso van de door onze cliënten uit handen gegeven vorderingen te kunnen komen:
    • Op basis van actuele en historische (betaal)gegevens met betrekking tot onder andere (de resultaten uit) incasso, te komen tot een database aan de hand waarvan een scoringswaarde c.q. risicoprofiel kan worden vast gesteld, waarmee de kans op verhaalbaarheid kan worden ingeschat
    • Door middel van onze diensten een bijdrage te leveren aan het voorkomen van overkreditering, het minimaliseren van betalingsrisico’s en andere problematische schuldsituaties bij betrokkenen; en
  • Uw reacties via de online invulformulieren (beschikbaar op de website) zo snel en gemakkelijk mogelijk te laten verlopen.
  • VIMK verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor de bovengenoemde doelstellingen, die ook geregistreerd zijn bij de AP of, indien van toepassing, bij haar functionaris voor de gegevensbescherming (fg). VIMK kan de gegevens aan derden ter beschikking stellen die zijn betrokken bij het verwerken en uitvoeren van de genoemde doelstellingen. Met deze derden heeft VIMK bewerkersovereenkomsten gesloten.

Hoe lang bewaart VIMK uw persoonsgegevens?

VIMK bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor uw gegevens zijn verkregen, tenzij de wet ons verplicht gegevens langer te bewaren. Wij bewaren uw gegevens dan ook maximaal acht jaar na sluiting  van uw incassodossier.
Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, op zodanige wijze dat die niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn. Geanonimiseerde gegevens gebruiken wij na afloop van de bewaartermijn alleen voor historische, statische of wetenschappelijke doeleinden.

Beveiliging persoonsgegevens

VIMK gaat uiterst zorgvuldig met de persoonsgegevens om en draagt, tezamen met eventuele bewerkers, zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van haar bestanden waarin de persoonsgegevens worden opgeslagen. Op deze wijze stellen wij zeker dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Medewerkers van VIMK en eventuele derden die kennis kunnen nemen van de door VIMK vastgelegde gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding van deze informatie. Alleen geautoriseerd personeel mag gegevens inzien en bewerken en alleen voor zover dat voor een juiste uitvoering van de werkzaamheden vereist is..

Externe links

De website van VIMK kan links naar andere websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze andere websites. Wij raden u aan kennis te nemen van de privacyverklaringen op deze websites.

Rechten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens

VIMK deelt de betrokkene mee, (wettelijke) uitzonderingen daargelaten, of bepaalde gegevens worden verwerkt en zal meewerken aan het verzoek deze gegevens te verbeteren of aan te vullen.
Verzoeken om inzage in de eigen persoonsgegevens kunnen schriftelijk worden ingediend op onderstaand adres van VIMK onder vermelding van Verzoek Inzage Persoonsgegevens en onder bijsluiting van een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Voorts dient de aanvrager zijn privé postadres en het dossiernummer te vermelden alsmede zijn verzoek te ondertekenen. Binnen vier weken wordt, indien aan het verzoek wordt voldaan, een volledig overzicht verstrekt van de betreffende persoonsgegevens in de verwerkingen die zijn opgeslagen. VIMK hoeft niet aan het verzoek te voldoen indien dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning kost. VIMK verwerkt geen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij onze opdrachtgever hier uitdrukkelijk om verzoekt of u zelf woonachtig bent buiten de EER.

Commerciële e-mail en nieuwsbrieven

Bij het aanvragen van een dienst vraagt VIMK om uw persoonsgegevens. Deze gegevens gebruiken wij voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst, voor het voorkomen en bestrijden van fraude en voor eventuele marketingactiviteiten. Als u geen commerciële informatie over de producten en diensten van VIMK wenst te ontvangen, kunt u dit aangeven aan VIMK.

Wijziging Privacy Statement

Wij kunnen te allen tijde en met of zonder kennisgeving dit Privacy Statement wijzigen. Wij raden u daarom aan om van tijd tot tijd opnieuw dit Privacy Statement te raadplegen zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen in dit Privacy Statement.

Vragen, opmerkingen of klachten

Wanneer u vragen heeft die niet in dit Privacy Statement zijn beantwoord of  wanneer u vragen, suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud daarvan, of wanneer u uw persoonsgegevens wilt inzien of wijzigen, dan wel klachten heeft over de manier waarop VIMK met uw persoonsgegevens is omgegaan, dan kunt u ons dit laten weten door een brief te sturen naar VIMK Incasso B.V., Postbus 225, 1610 AE  BOVENKARSPEL. Vermeldt u bij de onderwerpregel svp het woord ‘Privacy’.